A. Konsep Dasar Perencanaan Dalam Manajemen
1. Pengertian Perencanaan (Palanning)
Menurut Robins dan Coulter (2002), Planning
is a proces that involves defining thr organization’s goals,
estabilishing an overall strategy for achieving those goals, and
develoving a comperensive set of plans to integrate and coordinate
organizational work. Artinya, Perencanaan
adalah sebuah proses yang dimulai dari penetapan tujuan organisasi,
menentukan strategi untuk pencapaian tujuan organisasi tersebut secara
menyeluruh, serta merumuskan sistem perencanaan yang menyeluruh untuk
mengintegrasikan dan mengkoordinasikan seluruh pekerjaan organisai
hingga tercapainya tujuan organisasi. Penulis mencoba melihat pengertian
perencanaan ini dari tiga hal, yaitu dari sisi proses, fungsi
manajemen, dan pengambilan keputusan. Dari sisi proses, fungsi
perencanaan adalah proses dasar yang digunakan untuk memilih tujuan dan
menentukan bagaimana tujmuan tersebut akan dicapai. Dari sisi fungsi
manajemen, perencanaan adalah fungsi dimana pimpinan menggunakan
pengaruh atas wewenangnya untuk menentukan atau mengubah tujuan dan
kegiatan organisasi. Dari sisi pengambilan keputusan, perencanaan
merupakan pengambilan keputusan untuk jangka waktu yang panjang atau
waktu yang akan datang mengenai apa yang akan dilakukan, bagaimana
melakukannya, bilamana dan siapa yang akan melakukannya, di mana
keputusan yang diambil belum tentu sesuai, hingga implementasi
perencanaan tersebut dibuktikan di kenmudian hari.
George
R. Terry menyatakan bahwa untuk mengetahui apakah perencanaan itu baik
atau tidak dapat dijawab melalui pertanyaan-pertanyaan dasar mengenai perencanaan yaitu :
· WHAT
(apa), terkait dengan misalnya apa yang sesungguhnya yang menjadi
tujuan perusahaan dan apa yang perlu dilakukan untuk mencapai tujuan
tersebut.
· WHY
(mengapa), terkait dengan pertanyaan seputar mengapa tujuan tersebut
harus dicapai dan mengapa tujuan yang terumuskan dalam jawaban atas
pertanyaan What perlu dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut.
· WHERE (dimana), mengenai di mana kegiatan tersebut akan dilaksanakan.
· WHEN (kapan), kapan kegiatan tesebut akan dilaksanakan dan kapan kegiatan tersebut harus dimulai dan diakhiri.
· WHO (siapa ), siapa yang akan meloaksanakannya.
· HOW (bagaimana), bagaimana cara yang harus dilakukan untuk melakukan kegiatna tersebut.
2. Fungsi Perencanaan,
Robbins dan Coulter (2002) menjelaskan bahwa fungsi perencanaan ada empat yaitu :
a) Perencanaan sebagai pengarah
b) Perencanaan sebagai Minimalisasi Ketidakpastian
c) Perencanaan sebagai Minimalisasi Pemborosan Sumber Daya
d) Perencanaan sebagai Penetapan Standar dalam Pengawasan Kualitas
3. Persyaratan Perencanaan (Planning Requirenments)
a. FAKTUAL ATAU REALISTIS.
Artinya,
apa yang dirumuskan oleh perusahaan sesuai dengan fakta dan wajar untuk
dicapai dalam kondisi tertentu yasng dihadapi perusahaan.
b. LOGIS DAN RASIONAL.
Artinya, apa yang dirumuskan dapat diterima oleh akal, dan oleh sebab itu maka perencanaan tersebut bisa dijalankan.
c. FLEKSIBEL.
Perencanaan
diharapkan mampu beradaftasi dengan perusahaan dimasa yang akan datang,
tetapi tidak berarti planning dapat kita ubah seenaknya.
d. KOMITMEN.
Komitmen
dapat dibangun apabila seluruh anggota di perusahaan beranggapan bahwa
perencanaan yantg dirumuskan telah sesuai dengan tujuan yang ingin
dicapai oleh organisasi.
e. KOMPREHENSIP.
Artinya,
menyeluruh dan mengakomodasi aspek-aspek yang terkait langsung maupun
tak langsung terhadap perusahaan. Perencanaan tidak hanya terkait dengan
bagian yang kita jalankan, tetapi juga dengan mempertimbangkan
koordinasi dan integrasi dengan bagian lain di perusahaan.
B. Melakukan Perencanaan
1. Peran Tujuan (Goals) dan Rencana (Plan) dalam Proses Perencanaan
Tujuan
(goals) pada dasarnya adalah hasil akhir yang diharapkan dapat diraih
atau dicapai oleh individu, kelompok, atau seluruh orgaisasi. Dalam
bahasa Inggris kadang dibedakan antara objectives dan goals. Objectives sering diartikan sebagai tujuan dan goals diartikan sebagai target. Tetapi biasa kedua istilah tersebut digantikan dengan istilah purpose, aims, destination, tetapi artinya semua sama yaitu tujuan.
Rencana (plans)
adalah segala bentuk konsep dan dokumentasi yang menggambarkan
bagaimana tujuan akan dicapai dan bagaimana sumber daya perusahaan akan
dialokasikan, penjadwalan dari proses pencapaian tujuan, hingga segala
hal yang terkait dengan pencapaian tujuan.
a. Beberapa Jenis Tujuan (Types of Goals)
- Tujuan
Strategis, Yaitu tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan dalam jangka
waktu yang relatif lama, biasanya antara 3 hingga 5 tahun, bahkan
lebih.
- Tujuan
taktis, Yaitu tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan dalam jangka
waktu menengah, relatif lebih singkat dari tujuan strategis, biasanya
antara 1 hingga 3 tahun.
- Tujuan
Operasional, Yaitu tujuan yang ingin dicapai dalam satu periode
kegiatan perusahaan, biasanya antara 6 bulan hingga 1 tahun.
b. Beberapa Jenis Rencana (Types of Plans)
1. Dari segi Keluasan dan Waktu, rencana dapat dibedakan menjadi :
- Rencana
strategis atau jangka panjang, adalah reobjectivesncana yang dijalankan
oleh seluruh komponen dalam organisasi atau perusahaan, dan dibuat
dalam rangka pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan (strategic
goals or organizational objectives).
- Rencana
Taktis atau jangka menengah, adalah rencana yang dijalankan untuk
mencapai tujuan jangka menengah dan sebagai dorongan tercapainya tujuan
jangka panjang.
- Rencana
Operasional atau rencana jangka pendek, adalah rencana yang dijalankan
untuk mencapai tujuan jangka pendek, sebagai dorongan tercapainya tujuan
jangka menengah.
2. Dari segi Kejelasan, rencana dapat dibagi dua yaitu :
- Rencana
sfesifik, adalahg rencana yang rumusannya sudah jelas dan tidak
memerlukan interpretasi. Sebagai contoh, manajer yang menetapkan adanya
peningkatan pangsa pasar sebesar 30 persenmungkin akan membuat rencana
yang sangat jelas seperti prosedur kerja yang sfesifik, alokasi anggaran
yang ketat, dan penjadwalan yang sudah jelas dan ketat.
- Rencana
Direktif, adalah rencana yang dirumuskan untuk mencapai tujuan
tertentu, akan tetapi pada pencapaiannya memberikan keleluasaan dan
fleksibilitasuntuk pencapaiannya.
3. Dari Segi Penggunaan
- Rencana
sekali pakai (single use plan), biasanya dilakukan untuk organisasi
yang sifat kegiatannya temporal, seperti kepanitiaan.
- Rencana
yang penggunaannya secara terus-menerus (standing plan), biasanya
digunakan oleh sebuah organisasi yang kegiatannya terus berkelanjutan
ari waktu ke waktu. Contoh ; kebijakan, prosedur atau aturan kerja
c. Beberapa Pendekatan dalam Penetapan Tujuan
Ada dua jenis pendekatan yaitu pendekatan tradisional (traditional goal setting) dan pendekatan dengan menggunakan MBO (Management by Objectives) :
1. Pendekatan Tradisional
Pendekatan
Tradisional dalam penetapan tujuan menjelaskan bahwa perumusan dan
penetapan tujuan dilakukan oleh manajer tingkat puncak (top level of management)
untuk kemudian tujuan itu diturunkan lagi menjadi tujuan bagi manajer
di tingkat bawahnya secara spesifik. Pendekatan ini dikemukakan oleh
Robbins (2002) dinamakan dengan mean-ends chain. Artinya, tujuan yang lebih tinggi (higher levels goals) atau tujuan akhir (ends) terkait dengan tujuan di bawahnya. Dengan demikian pencapaian tujuan di bawah akan sangat berarti (means) bagi pencapain tujuan di atasnya.
2. Management by Objectives (MBO)
Management by Objectives (MBO) pertama kali
diperkenalkan oleh Peter F. Drucker pada akhir tahun 1950-an, akan
tetapi hingga hari dinilai masih efektif dalam kegiatan perencanaan
perusahaan. MBO sering kali diterjemahkan sebagai manajemen berdasarkan
sasaran atau manajemen berdasarkan tujuan dilakukan berdasarkan asumsi
mendasar bahwa apa mendasar bahwa apa ang terjadi di lapangan belum
tentu sesuai dengan apa yang dipahami oleh pimpinan.
Pada dasarnya proses MBO dapat dilihat sebagaimana ditunjukkan pada gambar berikut.
Agar proses MBO dapat tercapai ,ada empat faktor yang perlu disepakati oleh pimpinan dan bawahan dalam hal :
1) Tujuan yang dicapai oleh setiap bagian/bawahan (subordinates)
2) Perencanaan yang akan dilakukan
3) Standar pengukuran keberhasilan pencapaian tujuan dalam setiap kegiatan
4) Prosedur untuk mengevaluasi keberhasilan pencapaian tujuan.
Kekuatan dari Pendekatan MBO :
· MBO melakukan integrasi fungsi perencanaan dan pengawasan ke dalam suatu sistem rasional dalam manajemen.
· MBO mendorong organisasi untuk menentukan tujuan dari tingkat atas hingga tingkatan manajemen
· MBO memfokuskan pada hasil akhir dariapada niat baik maupun faktor personal
· MBO
mendorong adanya manajemen diri dan komitmen dari setiap orang melalui
partisipasi pada setiap langkah manajemen dalam penentuan tujuan.
Kelemahan dari pendekatan MBO :
· MBO dianggap terlalu menyederhanakan kegiatan dengan berusaha untuk menyelesaikan segala sesuatu
· MBO
secara cepat akan ditolak oleh manajer yang memiliki gaya otoriter dan
oleh mereka yang menerapakan birokrasi yang tidak fleksibel dan ketat
· MBO memerlukan banyak waktu dan usaha dalam implementasinya
· MBO dapat menjadi tantangan bagi manajer yang kurang memiliki kualifikasi yang baik.
2. Beberapa alat Bantu Perencanaan
- Perencanaan dengan Flow Chart
Pada
dasarnya, pendekatan ini lebih seribg digunakan bagi mereka yang
mendalami teknik komputer, teknik, dan sistem informasi. Flow Chart
adalah model grafis yang menunjukkan model sistem yang menggambarkan
kejadian yang berkesinambungan (sequencial) dan keputusan ya atau tidak.
- Perencanaan dengan Jaringan PERT (PERT Network)
PERT
adalah singkatan dari Program Evaluation and Review Technuique yang
merupakan alat bantu perencanaan melalui penjadwalan dan penggambaran
rencana kerja secara kroniogis dan berkelanjutan bagi pekerjaan yang
sifatnya tidak rutin, berskala besar dan kompleks. Ada 4 konsep yang
harus dipahami dalam PERT yaitu :
· Event
atau Kejadian, adalah indikator dari ferforma pekerjaan baik sebelum
maupun sesudah pekerjaan dilakukan sekaligus juga menunjukkan apakah
suatu pekerjaan lain dapat dialakukan atau sebaliknya berdasarkan
indikator ini. Contoh, bagian produksi menerima bahan baku.
· Activity
atau Kegiatan, adalah bagian dari berbagai pekerjaan yang sedang dalam
pengerjaan dari keseluruhan pekerjaan yang berkesinambungan.
· Time atau Waktu, menunjukkan perkiraan masa pengerjaan dari keseluruhan kegiatan sebagaimana diatur dalam PERT.
· Critical Path atau indikator kritis, menunjukkan waktu kritis bagi pengerjaan kegiatan dalam rangka path yang dapat diterima.
3. Penyelesaian Masalah Dan Pengambilan Keputusan
a. Pengertian Masalah
Masalah pada dasarnya adalah penyimpangan atau ketidaksesuaian dari apa yang semestinya terjadi atau tercapai.
Ø Memahami keputusan
Keputusan
pada dasarnya merupakan proses memilih satu penyelesaian dari beberapa
alternatif yang ada. Keputusan yang tepat pada dasarnya yaitu keputusan
yang bersifat rasional, sesuai dengan nurani, dan didukung oleh
fakta-fakta yang akurat sesuai dengan nurani, dan didukung oleh
fakta-fakta yang akurat, sehingga dapat dipertanggungjawabkan.
Kadangkala keputusan dapat tidak bersifart rasioanal karena
faktor-faktor yang terkait dengan emosi, hubungan antarmanusia, faktor
tradisi, lingkungan, dll.
b. Pengambilan Keputusan
1) Faktor Lingkungan dan Pengambilan Keputusan
Lingkungan
adalah salah satu faktor yang mempengaruhi seseorang ataupun sebuah
organisasi dalanm pengambilan keputusan. Secara umum informasi yang
terkait dengan lingkungan dapat dibedakan menjadi 3 berdasarkan
keadaannya yaitu :
· Pengambilan Keputusan di Saat keadaan yang pasti
Keadaan yang pasti (certainty)
adalah keadaan di mana seseorang atau organisasi berhadapan dengan
informasi yang lengkap mengenai suatu keadaan lingkungan yang
dihadapinya, sehingga estimasi mengenai masa depan dapat dipastikan.
· Pengambilan Keputusan di Saat keadaan yang tidak pasti.
Keadaan yang tidak pasti (uncertainty)
adalah keadaan di mana seseorang atau sebuah organisasi berhadapan
dengan informasi yang tidak lengkap atau sebuah organisasi tersebut idak
memilikii informasi mengenai masalah yang dihadapi.
· Pengambilan keputusan pada keadaan yang mengandung resiko. Keadaan
yang mengandung risiko adalah (ricky condution) adalah keadaan di mana
seseorang ataua organisasi berhadapan dengan informasi yang di
miliki,namun relatif tidak lengkap jika di bandingkan dengan keadaan
yang pasti, namun relatif memadi bila di bandingkan dengan keadaan yang
tidak pasti.
2) Proses Pengambilan Keputusan
Tahap-tahap pengambilan keputusan :
a) Investigasi Situasi
Identifikasi masalah ialah pengambilan keputusan sebagimana telah di terangkan yang
dapat membedakan apa yang benar-benar masalah atau gejala,dan apa sebab
akibat masalah tersebut. Diagnosa ialah penyebab masalah, pengambil
keputusan menentukan secara pasti apa yang menjadi sebab dan akibat.
Tahap investigasis stuasi ialah identivikasi tujuan dari keputusan yang
akan di ambil.
b) Penentuan Alternatif Solusi
Indentifikasi
berbagai alternatif keputusan ialah membangun beberapa alternatif
solusi untuk dipututskan guna diambil sebagai langkah solusi. Salah satu
METODENYA ialah brainstorming atau curah ide, dimana seluruh pihak yang
dilibatkan dalam penentuan alternatif secara kreatif dan bebas
menawarkan berbagai langkah solusi yang terkait dengan maslah. Evaluasi
belum di lakukan ialah bebagai alternatif yang barangkali secara
finanasial. Misalnya: tidak memungkinkan untuk semntara di tampung dulu
karena pada tahap ini seluruh ide di tampung tanpa harus mengevaluasinya
ter lebih dahulu.
c) Penilaian Alternatif dan Penentuan Keputusan
§ Evaluasi
dan penilaian alternatif yang ada ialah penilaian berbagai alternatif
yang muncul kemudian di ambil satu atau lebih alternatif yang dianggap
terbaik.
§ Penetuan altrernatif terbaik ialah kepastian yang dipilih dapat memberikan dampak alternatif yang positif atau tidak.
d) Implementasi dan Pengawasan
ü Rencana implementase ialah poses yang telah di susun untuk sebuah perencanaan implementase.
ü Implementasi dari rencana yang telah di buat ialah menjalankan rencana.
ü Pengawasan terhadap langkah implementase ialah agar implementase
c. Keterbatasan Pengambilan Keputusan.
o Kesalahan Umum dalam Pengambilan Keputusan
Menurut
WILIAMS (2000) keterbatasan ialah yang terkait dengan kesalahan umum
dalam pengambilan keputusan, keterbatasan, dan risiko dari faktor
lingkungan.
Ada 2 keterbatasan pengambilan keputusan :
1.
Kesalahan umum dalam pengambilan keputusan ialah di akibatkan oleh
kesalahan umum yang biasa terjadi atau pengambilan keputusan terlalu
melakukan generalisasi (emosi).
2. Keterbatasan Rasional ialah pengambilan keputusan tidak sejalan dengan kemampuan pengambilan keputusan itu sendiri.
è Faktor lingkungan yang berisiko ialah salah satu faktor dalam pengambilan keputusan dan kegiatan yang kita jalankan.
d. Memperbaiki Keputusan
1.) Penggunaan Aturan Terhadap Alternatif Keputusan
Penggunaan aturan terhadap alternatif keputusan ialah
untuk memastikan apakah alternatif keputusan yang diambil akan memenuhi
kriteria-kriteria yang dianggap harus dipenuhi untuk setiap keputusan.
v Kriteria
prioritas untuk kriteria ini,setiap alternatif keputusan akan disusun
berdasarkan tingkat prioritasnya tertinggi hingga rendah.
Contohnya
ketika menentukan lokasi investasi maka ada beberapa kriteria yang
diperlukan misalnya:fasilitas air,listrik,transportasi,jarak dari
pemasok,dll.
v Kriteria
umum untuk kriteria ini setiap alternatif keputusan yang akan diambil
haruslah memenuhi syarat minimun yang telah ditetapkan untuk memastikan
keputusan yang diambil dapat memenuhi tujuan
Contohnya STM pembangunan dan berpengalaman dalam bidang konstruksi selama minimun satu tahun.
2.) Pengujian terhadap berbagai alternatif keputusan
Pengujian ini dapat dilakukan dengan melakukan simulasi atas skenario dari alternatif-alternatif yang mungkin dilakukan
Sumber:



